Als Kleinunternehmer oder Freelancer sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Belege an: Rechnungen von Lieferanten, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und vieles mehr. Diese Belege müssen Sie nicht nur für Ihre Buchhaltung aufbewahren, sondern auch gesetzlich archivieren. Die Anforderungen an die Archivierung sind in den GoBD – den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – genau definiert.
Viele Kleinunternehmer unterschätzen die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Belegarchivierung. Dabei kann eine fehlerhafte Archivierung bei einer Steuerprüfung zu erheblichen Problemen führen: Das Finanzamt kann bereits gewährte Steuervorteile zurückfordern, und es drohen Nachzahlungen, Zinsen und möglicherweise sogar Strafen. Eine GoBD-konforme Archivierung ist daher nicht nur eine lästige Pflicht, sondern auch ein wichtiger Schutz für Ihr Unternehmen.
In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über die GoBD-konforme Belegarchivierung wissen müssen – von den grundlegenden Anforderungen über die technischen Details bis hin zu praktischen Tipps für die Umsetzung im Alltag.
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?
Die GoBD sind Richtlinien des Bundesfinanzministeriums, die festlegen, wie Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen, wenn sie digital geführt werden. Die vollständige Bezeichnung lautet "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Diese Richtlinien wurden erstmals 2014 verabschiedet und seither mehrfach aktualisiert.
Die GoBD gelten für alle Unternehmer, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Rechtsform. Das bedeutet: Auch als Kleinunternehmer, Freelancer oder Einzelunternehmer müssen Sie die GoBD-Anforderungen erfüllen, wenn Sie digitale Belege archivieren. Die Regelungen unterscheiden nicht zwischen großen Konzernen und kleinen Unternehmen – die Anforderungen sind für alle gleich.
Die GoBD sind wichtig, weil sie die rechtliche Grundlage für die digitale Buchführung bilden. Ohne GoBD-konforme Archivierung können digitale Belege bei einer Steuerprüfung nicht anerkannt werden. Das Finanzamt kann dann verlangen, dass Sie die Originalbelege vorlegen – und wenn diese nicht mehr vorhanden sind, kann das zu erheblichen Problemen führen.
Die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick
Die GoBD-Anforderungen lassen sich in mehrere zentrale Bereiche unterteilen. Die wichtigsten sind:
1. Vollständigkeit
Alle Belege müssen vollständig archiviert werden. Das bedeutet: Kein Beleg darf fehlen, und jeder Beleg muss in seiner vollständigen Form aufbewahrt werden. Teilweise gescannte Rechnungen oder unvollständige Dokumente erfüllen die Anforderungen nicht.
2. Unveränderbarkeit
Einmal archivierte Belege dürfen nicht mehr verändert werden können. Das bedeutet nicht, dass Sie Fehler nicht korrigieren dürfen – aber jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden. Ein einfaches Überschreiben oder Löschen von Daten ist nicht zulässig.
3. Ordnungsmäßigkeit
Die Archivierung muss nachvollziehbar und systematisch erfolgen. Das bedeutet: Jeder Beleg muss eindeutig identifizierbar sein, und es muss jederzeit möglich sein, einen Beleg zu finden und vorzulegen.
4. Maschinelle Auswertbarkeit
Digitale Belege müssen maschinell auswertbar sein. Das bedeutet: Einfache PDF-Scans von Papierbelegen erfüllen die Anforderungen, aber die Daten müssen auch elektronisch verarbeitet werden können. Bei originär digitalen Belegen – etwa E-Rechnungen – muss die digitale Form erhalten bleiben.
5. Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegt und betragen für die meisten Belege zehn Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2025 muss also bis Ende 2035 aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfristen: Was muss wie lange archiviert werden?
Die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) genau geregelt. Für die meisten Belege gelten folgende Fristen:
10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten)
- Ausgangsrechnungen (Ihre eigenen Rechnungen an Kunden)
- Kontoauszüge
- Belege für Geschäftsvorfälle
- Bücher und Aufzeichnungen (z.B. Kassenbuch, Wareneingangsbuch)
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Geschäftsbriefe (E-Mails, Korrespondenz)
- Handelsbriefe
- Eingangsrechnungen, die nicht als Beleg für Geschäftsvorfälle dienen
2 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Angebote, die nicht zu einem Geschäft geführt haben
Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.
Wichtig ist, dass Sie die Fristen nicht unterschreiten. Wenn Sie Belege zu früh löschen, kann das bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen. Es ist jedoch unproblematisch, Belege länger aufzubewahren als gesetzlich vorgeschrieben.
Unveränderbarkeit: Was bedeutet das konkret?
Die Anforderung der Unveränderbarkeit ist einer der wichtigsten und gleichzeitig am häufigsten missverstandenen Punkte der GoBD. Viele Unternehmer denken, dass "unveränderbar" bedeutet, dass überhaupt keine Änderungen möglich sein dürfen. Das ist jedoch nicht korrekt.
Unveränderbarkeit bedeutet vielmehr:
-
Belege dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Wenn Sie einen Fehler in einem Beleg korrigieren müssen – etwa weil ein falsches Datum erfasst wurde – ist das grundsätzlich möglich. Die Änderung muss jedoch protokolliert werden, und es muss nachvollziehbar sein, wer wann was geändert hat.
-
Die Originaldatei muss erhalten bleiben. Wenn Sie einen Beleg korrigieren, darf die ursprüngliche Version nicht gelöscht werden. Stattdessen muss eine neue Version erstellt werden, während die alte Version als "Korrektur" markiert wird.
-
Änderungen müssen revisionssicher sein. Das bedeutet: Ein System zur revisionssicheren Archivierung muss alle Änderungen protokollieren und nachvollziehbar machen.
In der Praxis bedeutet das: Ein einfaches Bearbeiten einer PDF-Datei in einem normalen PDF-Editor erfüllt die Anforderungen nicht. Sie benötigen ein System, das Änderungen protokolliert und die Unveränderbarkeit der Originaldateien gewährleistet.
Maschinelle Auswertbarkeit: Digitale vs. gescannte Belege
Ein wichtiger Punkt der GoBD ist die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit. Diese Anforderung wird oft missverstanden, besonders im Zusammenhang mit der Frage, ob gescannte Papierbelege ausreichen oder ob die Originaldateien benötigt werden.
Für gescannte Papierbelege gilt:
Wenn Sie einen Papierbeleg einscannen und die digitale Version GoBD-konform archivieren, dürfen Sie das Papieroriginal anschließend vernichten. Der Scan muss jedoch bestimmte Anforderungen erfüllen:
- Mindestens 300 dpi Auflösung
- Vollständige Erfassung aller Seiten
- Lesbarkeit aller Informationen
- GoBD-konforme Archivierung des Scans
Für originär digitale Belege gilt:
Wenn Sie einen Beleg bereits digital erhalten haben – etwa eine PDF-Rechnung per E-Mail – müssen Sie die digitale Originaldatei archivieren. Ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht aus. Die digitale Datei muss in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Das bedeutet: Wenn Sie eine Rechnung als PDF per E-Mail erhalten, müssen Sie diese PDF-Datei archivieren. Ein Ausdruck, den Sie dann einscannen, erfüllt die Anforderungen nicht, weil die maschinelle Auswertbarkeit der Originaldatei verloren geht.
Belegnummern und Nachvollziehbarkeit
Ein zentraler Aspekt der GoBD-konformen Archivierung ist die Nachvollziehbarkeit. Das bedeutet: Es muss jederzeit möglich sein, einen Beleg zu finden und ihn eindeutig einer Buchung zuzuordnen.
Belegnummern sind hier der Schlüssel:
Jeder Beleg sollte eine eindeutige Belegnummer erhalten. Diese Nummer dient als Bindeglied zwischen der Buchung in Ihrer Buchhaltung und dem zugrundeliegenden Beleg. Wenn das Finanzamt bei einer Steuerprüfung nach einem bestimmten Beleg fragt, können Sie diesen über die Belegnummer schnell finden.
Die Belegnummer sollte folgende Eigenschaften haben:
- Eindeutig: Jeder Beleg hat eine einmalige Nummer
- Fortlaufend: Die Nummern werden chronologisch vergeben
- Nachvollziehbar: Die Nummer erscheint sowohl in der Buchhaltung als auch auf dem Beleg
Ein bewährtes Schema ist: RE-2025-001, RE-2025-002 usw. für Rechnungen oder BE-2025-001 für Belege allgemein. Das Jahr in der Nummer hilft dabei, Belege schnell zuzuordnen und die Archivierung zu organisieren.
GoBD-konforme Archivierung in der Praxis
Die praktische Umsetzung einer GoBD-konformen Archivierung kann auf verschiedene Weise erfolgen. Die einfachste Methode ist die Nutzung einer revisionssicheren Archivierungssoftware. Solche Systeme erfüllen automatisch die GoBD-Anforderungen und nehmen Ihnen die technische Umsetzung ab.
DATEV Unternehmen Online ist eine solche Lösung, die speziell für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt wurde. Die Plattform bietet eine GoBD-konforme Archivierung, die alle Anforderungen erfüllt. Belege können direkt hochgeladen werden und sind dann revisionssicher archiviert.
Cloud-Lösungen wie Dropbox oder OneDrive erfüllen die GoBD-Anforderungen grundsätzlich, wenn sie richtig konfiguriert sind. Wichtig ist hier:
- Die Dateien müssen unveränderbar gespeichert werden (Schreibschutz)
- Änderungen müssen protokolliert werden
- Die Zugriffe müssen nachvollziehbar sein
Lokale Speicherung auf dem eigenen Computer erfüllt die GoBD-Anforderungen nur bedingt. Ein einfaches Ablegen von Dateien in einem Windows-Ordner ist nicht ausreichend, weil die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet ist. Sie benötigen hier zusätzliche Software, die die GoBD-Konformität sicherstellt.
Die Rolle von DATEV bei der GoBD-konformen Archivierung
DATEV ist der Marktführer für Buchhaltungssoftware in Deutschland und bietet verschiedene Lösungen für die GoBD-konforme Archivierung. Die wichtigste Lösung für Kleinunternehmer ist DATEV Unternehmen Online.
DATEV Unternehmen Online bietet:
- GoBD-konforme Archivierung aller Belege
- Direkte Integration mit der Steuerberater-Software
- Automatische Belegerkennung und -zuordnung
- Revisionssichere Speicherung
Die Nutzung von DATEV Unternehmen Online ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Die Plattform ermöglicht es, Belege direkt an den Steuerberater zu übergeben, ohne dass diese physisch transportiert werden müssen.
Alternativ können Sie auch DATEV-kompatible CSV-Dateien exportieren und zusammen mit den Belegdateien an Ihren Steuerberater übergeben. Wichtig ist, dass die Belege dabei GoBD-konform archiviert sind.
Checkliste: GoBD-konforme Archivierung im Alltag
Um sicherzustellen, dass Ihre Belegarchivierung GoBD-konform ist, sollten Sie folgende Punkte beachten:
✓ Alle Belege vollständig erfassen
Stellen Sie sicher, dass kein Beleg verloren geht. Erfassen Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt – je länger Sie warten, desto höher ist die Gefahr, dass Belege verloren gehen.
✓ Belege eindeutig nummerieren
Vergeben Sie für jeden Beleg eine eindeutige Belegnummer. Diese Nummer sollte sowohl auf dem Beleg selbst (digital oder physisch) als auch in Ihrer Buchhaltung erscheinen.
✓ Digitale Originaldateien archivieren
Wenn Sie einen Beleg digital erhalten haben, archivieren Sie die Originaldatei. Ein Ausdruck oder Screenshot reicht nicht aus.
✓ Scans mit ausreichender Qualität
Wenn Sie Papierbelege einscannen, verwenden Sie mindestens 300 dpi Auflösung. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen lesbar sind.
✓ Revisionssichere Speicherung
Nutzen Sie ein System zur revisionssicheren Archivierung. Ein einfaches Ablegen in einem Windows-Ordner erfüllt die Anforderungen nicht.
✓ Regelmäßige Backups
Erstellen Sie regelmäßig Backups Ihrer archivierten Belege. Bei einem Datenverlust können Sie sonst bei einer Steuerprüfung in Schwierigkeiten geraten.
✓ Aufbewahrungsfristen beachten
Löschen Sie keine Belege vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Rechnung von 2025 muss bis Ende 2035 aufbewahrt werden.
Häufige Fehler bei der GoBD-konformen Archivierung
Es gibt einige typische Fehler, die bei der GoBD-konformen Archivierung häufig gemacht werden. Diese Fehler können bei einer Steuerprüfung zu erheblichen Problemen führen:
Fehler 1: Unvollständige Belege
Viele Unternehmer archivieren nur die wichtigsten Belege und vergessen kleinere Ausgaben. Auch Quittungen über wenige Euro müssen jedoch archiviert werden, wenn sie geschäftlich relevant sind.
Fehler 2: Fehlende Belegnummern
Ohne Belegnummern ist es schwierig, Belege bei einer Steuerprüfung schnell zu finden. Die Vergabe von Belegnummern sollte von Anfang an systematisch erfolgen.
Fehler 3: Unzureichende Scan-Qualität
Scans mit zu niedriger Auflösung oder unvollständige Scans erfüllen die GoBD-Anforderungen nicht. Stellen Sie sicher, dass alle Scans lesbar und vollständig sind.
Fehler 4: Fehlende Backups
Wenn Ihre archivierten Belege nur an einem Ort gespeichert sind, droht bei einem Datenverlust der Verlust aller Belege. Regelmäßige Backups sind unerlässlich.
Fehler 5: Zu frühes Löschen
Belege dürfen nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Eine Rechnung von 2020 muss bis Ende 2030 aufbewahrt werden.
Vorbereitung auf die Steuerprüfung
Wenn das Finanzamt eine Steuerprüfung durchführt, müssen Sie alle relevanten Belege vorlegen können. Eine GoBD-konforme Archivierung erleichtert diese Vorbereitung erheblich.
Für die Steuerprüfung sollten Sie vorbereitet sein:
- Alle Belege auffindbar haben
Mit einer systematischen Archivierung können Sie jeden Beleg innerhalb von Sekunden finden. Die Belegnummern helfen dabei, Belege schnell zuzuordnen.
- Vollständige Dokumentation
Stellen Sie sicher, dass alle Belege vollständig dokumentiert sind. Fehlende Belege können zu Nachforderungen führen.
- Nachvollziehbare Buchungen
Jede Buchung sollte eindeutig einem Beleg zugeordnet sein können. Die Belegnummer ist hier der Schlüssel.
- Digitale Belege vorlegen können
Wenn Sie digitale Belege archiviert haben, müssen Sie diese auch digital vorlegen können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Belege in einem Format bereitstellen können, das das Finanzamt akzeptiert.
Tools und Software für die GoBD-konforme Archivierung
Es gibt verschiedene Tools und Software-Lösungen, die Ihnen bei der GoBD-konformen Archivierung helfen:
RechnungScanner.de ist speziell für Kleinunternehmer entwickelt und hilft dabei, Belege automatisch zu digitalisieren und zu erfassen. Die Software erkennt Rechnungen automatisch und extrahiert alle relevanten Daten. Die Belege können dann GoBD-konform archiviert und DATEV-kompatibel exportiert werden.
DATEV Unternehmen Online ist die Profi-Lösung für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Die Plattform bietet eine vollständige GoBD-konforme Archivierung und ist direkt mit der Steuerberater-Software verbunden.
Lexoffice und sevDesk sind Cloud-Buchhaltungslösungen, die auch eine GoBD-konforme Archivierung bieten. Diese Lösungen sind besonders für Selbstständige geeignet, die ihre Buchhaltung weitgehend selbst erledigen möchten.
Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie darauf achten, dass diese explizit GoBD-Konformität garantiert. Nicht alle Buchhaltungssoftware erfüllt automatisch alle GoBD-Anforderungen.
Fazit: GoBD-konforme Archivierung als Investition in die Zukunft
Eine GoBD-konforme Belegarchivierung mag zunächst wie eine lästige Pflicht erscheinen, ist aber tatsächlich eine wichtige Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Archivierung schützt Sie vor Problemen bei Steuerprüfungen und erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erheblich.
Die Digitalisierung der Belegarchivierung bringt zudem praktische Vorteile: Digitale Belege sind schneller auffindbar, nehmen keinen physischen Platz ein und können einfach gesichert werden. Mit den richtigen Tools ist eine GoBD-konforme Archivierung heute einfacher als je zuvor.
Beginnen Sie am besten sofort mit einer systematischen Archivierung. Je früher Sie eine gute Struktur etablieren, desto einfacher wird es, diese beizubehalten. Ihre zukünftige Selbst – und möglicherweise auch das Finanzamt – werden es Ihnen danken.
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