Als Kleinunternehmer oder Freelancer kennen Sie wahrscheinlich folgendes Szenario: Es ist Jahresende, der Termin beim Steuerberater rückt näher, und auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich Ordner voller Belege. Quittungen in verschiedenen Größen, Kontoauszüge, Rechnungen von Amazon, Tankstellenbelege – alles muss irgendwie sortiert und dem Steuerberater übergeben werden. Dieser Prozess kostet nicht nur Ihre Zeit, sondern auch bares Geld: Je mehr Arbeit Ihr Steuerberater mit dem Sortieren und Erfassen Ihrer Belege hat, desto höher fällt seine Rechnung aus.
Die gute Nachricht ist, dass es einen besseren Weg gibt. Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung spart Ihnen nicht nur Zeit und Nerven, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erheblich. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Belege optimal aufbereiten und dabei von modernen Tools profitieren können.
Warum die Digitalisierung der Buchhaltung sinnvoll ist
Bevor wir in die praktische Umsetzung einsteigen, lohnt es sich, einen Blick auf die konkreten Vorteile der digitalen Buchhaltung zu werfen. Denn die Umstellung erfordert zunächst einen gewissen Aufwand – dieser rentiert sich jedoch schnell.
Der größte Vorteil liegt in der enormen Zeitersparnis. Wer seine Belege digital erfasst und strukturiert, kann im Laufe eines Jahres leicht zehn oder mehr Stunden einsparen. Das manuelle Durchsuchen von Aktenordnern, das Abtippen von Rechnungsdaten in Excel-Tabellen und das Sortieren vor dem Steuerberater-Termin – all das entfällt oder reduziert sich drastisch. Ein digitaler Beleg ist mit wenigen Klicks gefunden, die Daten können automatisch ausgelesen werden, und die Übergabe an den Steuerberater erfolgt per E-Mail oder Cloud-Link.
Auch die Kostenseite spricht für die Digitalisierung. Steuerberater rechnen nach Zeit ab, und die Erfassung schlecht vorbereiteter Belege gehört zu den zeitintensivsten Tätigkeiten. Wenn Sie Ihre Daten bereits strukturiert als DATEV-kompatible CSV-Datei liefern, kann Ihr Steuerberater diese direkt importieren. Das spart Stunden an Arbeitszeit – und damit bares Geld auf Ihrer Rechnung. Viele Steuerberater bieten mittlerweile günstigere Pauschalpreise für Mandanten an, die ihre Buchhaltung digital vorbereitet abliefern.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Rechtssicherheit. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) schreiben vor, wie Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Digitale Systeme, die diese Anforderungen erfüllen, bieten Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Unterlagen auch bei einer Steuerprüfung standhalten. Zudem sind digitale Backups deutlich sicherer als Papierordner, die durch Brand, Wasserschaden oder einfaches Verlegen unwiederbringlich verloren gehen können.
Was Ihr Steuerberater wirklich von Ihnen braucht
Um Ihre Belege optimal vorzubereiten, sollten Sie zunächst verstehen, womit Ihr Steuerberater arbeitet und welche Informationen er benötigt. Die meisten Steuerberater in Deutschland nutzen Software von DATEV – einem Unternehmen, das sich auf Lösungen für steuerberatende Berufe spezialisiert hat. Wenn Sie Ihre Daten in einem DATEV-kompatiblen Format liefern, erleichtern Sie die Arbeit erheblich.
Grundsätzlich benötigt Ihr Steuerberater vollständige Belege für jede Buchung. Das Prinzip "keine Buchung ohne Beleg" ist ein Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung. Für Sie bedeutet das: Sammeln Sie konsequent alle Eingangsrechnungen von Lieferanten, Quittungen und Kassenbelege für Barzahlungen, monatliche Kontoauszüge sowie Verträge bei wiederkehrenden Zahlungen wie Miete oder Versicherungen. Auch scheinbar unwichtige Kleinbeträge gehören dazu – der Cappuccino beim Kundentermin ist genauso buchungsrelevant wie die große Server-Rechnung.
Neben den Belegen selbst benötigt der Steuerberater strukturierte Daten, die idealerweise bereits nach seinem Kontenrahmen aufbereitet sind. Pro Beleg sollten folgende Informationen vorliegen: das Rechnungsdatum (nicht das Zahlungsdatum), die Rechnungsnummer, der Name des Lieferanten oder Kreditors, der Nettobetrag, der Mehrwertsteuersatz und -betrag, der Bruttobetrag sowie das passende Buchungskonto nach SKR03 oder SKR04.
Wichtig ist auch die eindeutige Zuordnung zwischen Beleg und Buchung. Ihr Steuerberater muss jeden Eintrag in seiner Buchhaltung einem konkreten Beleg zuordnen können. Nummerieren Sie Ihre Belege daher fortlaufend – zum Beispiel RE-2024-001, RE-2024-002 und so weiter. Diese Belegnummer erscheint dann sowohl in Ihrer Datentabelle als auch auf dem jeweiligen Beleg selbst, entweder handschriftlich oder als digitaler Vermerk.
Die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 verstehen
Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater über Buchhaltung sprechen, werden früher oder später die Begriffe SKR03 und SKR04 fallen. Diese Kürzel stehen für "Standardkontenrahmen" und beschreiben, wie Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung kategorisiert werden. Ein grundlegendes Verständnis dieser Systematik hilft Ihnen, Ihre Belege besser vorzubereiten.
Der SKR03 ist der am weitesten verbreitete Kontenrahmen in Deutschland, besonders bei kleineren Unternehmen. Er folgt dem sogenannten Prozessgliederungsprinzip, das heißt, die Konten sind nach betrieblichen Abläufen geordnet. Eine Übersicht über die Kontenrahmen finden Sie in der DATEV-Dokumentation. Wenn Sie beispielsweise Büromaterial kaufen, buchen Sie das auf Konto 6815 (Bürobedarf). Werbekosten landen auf 6600, Telekommunikationskosten auf 6805. Diese Nummern zu kennen ist hilfreich, aber nicht zwingend notwendig – Ihr Steuerberater oder eine gute Buchhaltungssoftware kann die Zuordnung auch für Sie übernehmen.
Der SKR04 folgt dagegen dem Abschlussgliederungsprinzip und orientiert sich an der Struktur einer Bilanz. Er wird häufiger von größeren Unternehmen und Kapitalgesellschaften verwendet. Die Kontonummern unterscheiden sich vom SKR03: Werbekosten finden sich hier beispielsweise auf Konto 6600, aber mit anderer Systematik dahinter.
Bevor Sie mit der digitalen Erfassung beginnen, sollten Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater klären, welchen Kontenrahmen er für Sie verwendet. Wenn Sie dann Buchungsvorschläge in Ihrer Tabelle hinterlegen, passen diese direkt zur Buchhaltung Ihres Steuerberaters. Bei den meisten Tools können Sie den Kontenrahmen in den Einstellungen auswählen, sodass die automatischen Kontierungsvorschläge entsprechend angepasst werden.
Schritt für Schritt zur digitalen Belegerfassung
Die Umstellung auf digitale Buchhaltung gelingt am besten, wenn Sie systematisch vorgehen. Wir empfehlen einen Prozess in fünf Schritten, der sich in der Praxis vielfach bewährt hat.
Im ersten Schritt sammeln und digitalisieren Sie Ihre Belege. Für Papierbelege wie Kassenquittungen oder postalisch erhaltene Rechnungen haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können einen klassischen Scanner verwenden, was besonders bei größeren Belegmengen effizient ist. Noch praktischer ist oft das Smartphone: Moderne Scan-Apps erstellen aus einem Foto ein sauberes PDF und können sogar mehrere Seiten zu einem Dokument zusammenfassen. Wichtig ist, dass die Auflösung mindestens 300 dpi beträgt und alle Informationen auf dem Beleg lesbar sind. Bei digitalen Belegen wie PDF-Rechnungen oder E-Mail-Anhängen speichern Sie die Originaldatei direkt ab. Verzichten Sie darauf, Screenshots von Bestellbestätigungen zu machen – laden Sie stattdessen immer die vollständige Rechnung als PDF herunter, wenn sie verfügbar ist.
Der zweite Schritt betrifft die systematische Benennung und Ablage. Eine klare Namenskonvention spart später enorm viel Zeit beim Suchen. Wir empfehlen folgendes Schema: Datum_Lieferant_Betrag_Rechnungsnummer.pdf – also beispielsweise "2024-12-15_Amazon_47-59_INV-123456.pdf". Das Datum am Anfang sorgt dafür, dass Dateien automatisch chronologisch sortiert werden. Der Lieferantenname ermöglicht schnelles Auffinden, und der Betrag hilft bei der Zuordnung zu Kontoauszügen. Legen Sie außerdem eine sinnvolle Ordnerstruktur an: Ein Hauptordner für jedes Jahr, darunter Unterordner für jeden Monat. Zusätzlich können Sie Ordner für Dauerbuchungen und wichtige Verträge anlegen.
Im dritten Schritt erfassen Sie die Daten aus den Belegen. Hier zeigt sich der große Unterschied zwischen manueller und automatisierter Erfassung. Die manuelle Variante bedeutet, dass Sie für jeden Beleg die relevanten Daten in eine Excel-Tabelle eintragen: Datum, Rechnungsnummer, Lieferant, Netto- und Bruttobetrag, Mehrwertsteuer sowie eine Kategorisierung. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Die moderne Alternative sind OCR-basierte Tools wie RechnungScanner.de, die Rechnungen automatisch auslesen. Sie fotografieren oder laden den Beleg hoch, die Software erkennt Datum, Betrag, Lieferant und weitere Details und schlägt sogar das passende Buchungskonto vor. Sie müssen nur noch kurz prüfen und gegebenenfalls korrigieren.
Der vierte Schritt ist die Erstellung einer DATEV-kompatiblen Exportdatei. DATEV erwartet eine CSV-Datei mit ganz bestimmten Spalten in einer festgelegten Reihenfolge. Die wichtigsten Felder sind: Umsatz (der Bruttobetrag), Soll/Haben-Kennzeichen (S oder H), Konto (das Aufwands- oder Erlöskonto), Gegenkonto (meist ein Kreditorenkonto oder die Bank), Belegdatum, Buchungstext (eine kurze Beschreibung) und die Belegnummer. Die genaue Formatierung kann komplex sein, weshalb es sich lohnt, ein Tool zu nutzen, das den Export automatisch im richtigen Format erstellt. So vermeiden Sie Importfehler und sparen Zeit.
Im fünften und letzten Schritt übergeben Sie die Daten an Ihren Steuerberater. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: Am elegantesten ist die Nutzung von DATEV Unternehmen Online, einer Cloud-Plattform, über die Sie Belege direkt in die Kanzleisoftware hochladen können. Ihr Steuerberater hat dann sofort Zugriff. Alternativ können Sie die CSV-Datei zusammen mit einem Ordner aller Belegdateien als ZIP-Archiv per E-Mail senden. Bei größeren Datenmengen bieten sich geteilte Cloud-Ordner über Dienste wie Dropbox oder OneDrive an. Wichtig ist, dass Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen, welchen Weg er bevorzugt.
GoBD-konforme Archivierung – Was Sie wissen müssen
Die Abkürzung GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Diese Richtlinien des Bundesfinanzministeriums legen fest, welche Anforderungen an die digitale Buchführung gestellt werden. Als Unternehmer sollten Sie die wichtigsten Punkte kennen.
Die Aufbewahrungsfristen sind klar definiert: Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2024 muss also bis Ende 2034 verfügbar sein.
Für digitale Belege gelten besondere Anforderungen an die Unveränderbarkeit. Ein Beleg, der einmal erfasst wurde, darf nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das bedeutet nicht, dass Sie einen Tippfehler nicht korrigieren dürfen – aber die Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden. Professionelle Archivierungssysteme bieten diese Funktion automatisch. Bei einer einfachen Ablage im Windows-Ordner ist das nicht der Fall, weshalb Sie hier vorsichtig sein sollten.
Ein wichtiger Punkt ist die Nachvollziehbarkeit: Es muss jederzeit möglich sein, den Weg von der Buchung zum Beleg und umgekehrt nachzuvollziehen. Ihre Belegnummern spielen hier eine zentrale Rolle – sie sind das Bindeglied zwischen der Buchung in der Buchhaltung und dem zugrundeliegenden Dokument.
Die maschinelle Auswertbarkeit ist eine weitere Anforderung bei originär digitalen Belegen. Wenn Sie eine Rechnung als PDF erhalten, dürfen Sie diese nicht einfach ausdrucken und den Ausdruck archivieren. Die digitale Originaldatei muss erhalten bleiben. Bei Papierbelegen, die Sie selbst digitalisieren, gilt: Wenn Sie einen Papierbeleg korrekt einscannen und die digitale Version GoBD-konform archivieren, dürfen Sie das Papieroriginal anschließend vernichten. Das spart Platz im Büro – aber stellen Sie sicher, dass der Scan vollständig und lesbar ist, bevor Sie das Original entsorgen.
Tools und Software für die digitale Buchhaltung
Der Markt bietet mittlerweile eine Vielzahl von Lösungen für die digitale Buchhaltung, die sich in Funktionsumfang und Preis unterscheiden. Hier ein Überblick über die wichtigsten Optionen.
RechnungScanner.de ist speziell für Kleinunternehmer und Freelancer entwickelt und fokussiert sich auf die schnelle Erfassung von Eingangsrechnungen. Die KI-gestützte Texterkennung extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus Ihren Belegen, egal ob Sie ein Foto mit dem Smartphone machen oder eine PDF-Rechnung hochladen. Das Tool schlägt passende Buchungskonten nach SKR03 oder SKR04 vor und ermöglicht den direkten Export als DATEV-kompatible CSV-Datei. Die Archivierung erfolgt GoBD-konform, sodass Sie sich um die rechtlichen Anforderungen keine Sorgen machen müssen. Der Einstieg ist kostenlos, was die Lösung besonders für Einsteiger attraktiv macht.
DATEV Unternehmen Online ist die Profi-Lösung für die enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Die Plattform ermöglicht den direkten Austausch von Belegen und Daten mit Ihrer Steuerkanzlei. Banktransaktionen können automatisch importiert und mit Belegen verknüpft werden. Der Funktionsumfang ist umfangreich, erfordert aber eine gewisse Einarbeitungszeit. Die Kosten variieren je nach Nutzungsumfang und werden oft über den Steuerberater abgerechnet.
Lexoffice und sevDesk sind vollständige Cloud-Buchhaltungslösungen für Selbstständige. Sie bieten nicht nur die Belegerfassung, sondern auch Funktionen zur Rechnungsstellung, Umsatzsteuervoranmeldung und Gewinnermittlung. Die Tools sind benutzerfreundlich gestaltet und eignen sich für alle, die ihre Buchhaltung weitgehend selbst erledigen möchten. Der DATEV-Export ist integriert, sodass die Übergabe an den Steuerberater problemlos funktioniert. Die monatlichen Kosten liegen typischerweise zwischen 10 und 30 Euro, je nach Funktionsumfang.
Bei der Auswahl des richtigen Tools sollten Sie Ihre individuellen Anforderungen berücksichtigen: Wie viele Belege verarbeiten Sie pro Monat? Möchten Sie die Buchhaltung selbst erledigen oder nur die Belege vorbereiten? Wie eng ist die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater? Die Antworten auf diese Fragen helfen bei der Entscheidung für die passende Lösung.
Praktische Tipps aus dem Alltag
Zum Abschluss möchten wir Ihnen einige bewährte Tipps aus der Praxis mitgeben, die den Umgang mit der digitalen Buchhaltung im Alltag erleichtern.
Der wichtigste Rat: Etablieren Sie eine wöchentliche Routine. Nehmen Sie sich jeden Freitagnachmittag oder Montagmorgen 15 bis 20 Minuten Zeit, um die Belege der Woche zu erfassen. Neue Papierbelege werden digitalisiert, PDF-Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach abgelegt, Daten kurz geprüft und kategorisiert. Diese regelmäßige Routine verhindert, dass sich am Jahresende ein Berg unbearbeiteter Belege auftürmt. Was wöchentlich erledigt wird, ist in wenigen Minuten geschafft – was sich ein Jahr lang ansammelt, kann Tage dauern.
Trennen Sie private und geschäftliche Finanzen konsequent. Richten Sie ein separates Geschäftskonto ein und nutzen Sie für berufliche Ausgaben eine eigene Kreditkarte oder Debitkarte. So müssen Sie nicht mühsam aus gemischten Kontoauszügen die geschäftlichen Transaktionen herausfiltern. Jede Buchung auf dem Geschäftskonto ist automatisch relevant für die Buchhaltung – das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Vergeben Sie von Anfang an fortlaufende Belegnummern. Ob Sie auf dem Papierbeleg mit Kugelschreiber "RE-001" notieren oder in Ihrer Software eine Nummer zuweisen – die eindeutige Kennzeichnung ist Gold wert. Bei Rückfragen vom Steuerberater oder vom Finanzamt können Sie jeden Beleg innerhalb von Sekunden finden. Ohne Belegnummern beginnt jedes Mal eine aufwändige Suche.
Speichern Sie niemals nur Screenshots. Wenn Sie eine Online-Bestellung tätigen, laden Sie immer die vollständige Rechnung als PDF herunter. Screenshots von Bestellbestätigungen sind oft unvollständig, schlecht lesbar und entsprechen nicht den Anforderungen an ordnungsgemäße Belege. Die meisten Online-Shops bieten im Kundenbereich die Möglichkeit, Rechnungen als PDF herunterzuladen – nutzen Sie diese Funktion.
Prüfen Sie jeden Beleg auf Vollständigkeit. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Datum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie den Gesamtbetrag. Fehlen diese Angaben, sollten Sie beim Rechnungssteller um eine korrigierte Version bitten. Unvollständige Rechnungen können Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen.
Fazit: Der Weg zur effizienten digitalen Buchhaltung
Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sich Schritt für Schritt in Ihren Arbeitsalltag integrieren lässt. Beginnen Sie mit kleinen Änderungen: Scannen Sie ab sofort jeden neuen Beleg direkt bei Erhalt. Legen Sie eine klare Ordnerstruktur an. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die optimale Form der Datenübergabe.
Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass die digitale Erfassung nicht mehr Aufwand bedeutet, sondern weniger. Die Suche nach Belegen entfällt, Tippfehler werden seltener, und die Übergabe an den Steuerberater wird zur Routine statt zum jährlichen Kraftakt. Sie gewinnen Zeit für die eigentlich wichtigen Dinge – Ihr Kerngeschäft und Ihre Kunden.
Die Werkzeuge dafür sind verfügbar und oft erschwinglich oder sogar kostenlos. Was es braucht, ist der Entschluss anzufangen und die Konsequenz, dabei zu bleiben. Ihre zukünftige Selbst – und Ihre Steuerberatungsrechnung – werden es Ihnen danken.
Mit RechnungScanner.de digitalisieren Sie Ihre Belege in Sekunden und exportieren sie direkt DATEV-konform. Perfekt für Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung vereinfachen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimieren möchten. Jetzt kostenlos zur Waitlist anmelden →