Rechnungen richtig schreiben: Die komplette Anleitung für Kleinunternehmer

Eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben, ist für jeden Unternehmer eine grundlegende Fähigkeit. Doch viele Kleinunternehmer und Freelancer unterschätzen die Bedeutung korrekter Rechnungen. Fehlende oder falsche Angaben können dazu führen, dass Ihre Kunden die Rechnung nicht bezahlen müssen, Sie keine Umsatzsteuer abziehen können (wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln) oder Sie bei einer Steuerprüfung Probleme bekommen.

In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über das richtige Schreiben von Rechnungen wissen müssen – von den gesetzlichen Pflichtangaben über praktische Tipps bis hin zu Musterbeispielen. Dabei gehen wir besonders auf die Besonderheiten für Kleinunternehmer ein, die keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, aber dennoch vollständige Rechnungen stellen sollten.

Warum ordnungsgemäße Rechnungen wichtig sind

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist nicht nur eine formale Anforderung, sondern hat auch praktische und rechtliche Bedeutung:

Rechtliche Absicherung: Eine vollständige Rechnung ist ein rechtsgültiges Dokument, das Ihre Forderung gegenüber dem Kunden belegt. Fehlen wichtige Angaben, kann der Kunde die Zahlung verweigern oder Sie haben im Streitfall schlechte Karten.

Steuerliche Anerkennung: Für Ihre eigene Buchhaltung und Steuererklärung benötigen Sie vollständige Rechnungen. Fehlende Angaben können dazu führen, dass Ausgaben nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Vorsteuerabzug: Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln und Vorsteuer abziehen möchten, benötigen Sie vollständige Rechnungen von Ihren Lieferanten. Umgekehrt benötigen auch Ihre Kunden vollständige Rechnungen, wenn sie Vorsteuer abziehen möchten.

GoBD-Konformität: Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt diese Anforderungen automatisch.

Die Pflichtangaben auf Rechnungen

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) legen genau fest, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Diese Pflichtangaben gelten für alle Rechnungen, unabhängig davon, ob Sie als Kleinunternehmer tätig sind oder nicht.

Pflichtangaben für alle Rechnungen:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers

   • Ihr vollständiger Name (bei Einzelunternehmern) oder Firmenname
   • Ihre vollständige Geschäftsadresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
   • Bei Freelancern: Auch die private Adresse ist zulässig, wenn Sie von dort aus arbeiten

2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

   • Name oder Firmenname des Kunden
   • Vollständige Adresse des Kunden
   • Bei Privatkunden: Name und Adresse
   • Bei Unternehmen: Firmenname und Geschäftsadresse

3. Rechnungsnummer

   • Muss fortlaufend und eindeutig sein
   • Jede Rechnung muss eine einmalige Nummer haben
   • Empfohlenes Schema: RE-2025-001, RE-2025-002 usw.
   • Das Jahr in der Nummer hilft bei der Organisation

4. Rechnungsdatum

   • Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
   • Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum oder Zahlungsdatum
   • Format: TT.MM.JJJJ (z.B. 15.01.2025)

5. Art und Umfang der Leistung

   • Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
   • Bei Dienstleistungen: Was wurde gemacht? (z.B. "Webdesign für Website xy")
   • Bei Waren: Was wurde geliefert? (z.B. "10x Produkt XY")
   • Je detaillierter, desto besser für beide Seiten

6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

   • Wann wurde die Leistung erbracht oder die Ware geliefert?
   • Bei wiederkehrenden Leistungen: Zeitraum (z.B. "Januar 2025")
   • Bei einmaligen Leistungen: konkretes Datum

7. Nettobetrag

   • Der Betrag ohne Umsatzsteuer
   • Bei Kleinunternehmern: Der Gesamtbetrag (da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird)

8. Steuersatz

   • 19 Prozent (Regelsteuersatz)
   • 7 Prozent (ermäßigter Steuersatz)
   • 0 Prozent (steuerfrei)
   • Bei Kleinunternehmern: "Keine Umsatzsteuer nach §19 UStG" oder "Umsatzsteuerfrei nach §19 UStG"

9. Steuerbetrag

   • Der Betrag der Umsatzsteuer
   • Bei Kleinunternehmern: 0,00 Euro oder entfällt

10. Gesamtbetrag (Bruttobetrag)

    • Der Endbetrag, den der Kunde zahlen muss
    • Bei Kleinunternehmern: Identisch mit dem Nettobetrag

Zusätzliche Pflichtangaben bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen:

11. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer

    • Ihre Steuernummer (vom Finanzamt zugeteilt)
    • Oder Ihre Umsatzsteuer-ID-Nummer (USt-IdNr.), wenn Sie diese haben
    • Die USt-IdNr. ist besonders wichtig bei Rechnungen an andere EU-Länder

12. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

    • Ein Hinweis, dass der Empfänger die Rechnung aufbewahren muss
    • Formulierung: "Bitte bewahren Sie diese Rechnung für Ihre Unterlagen auf."

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Das bedeutet:

Sie müssen NICHT angeben:

• Steuersatz (19 Prozent, 7 Prozent etc.)
• Steuerbetrag
• Steuernummer oder USt-IdNr. (außer bei Rechnungen ins EU-Ausland)

Sie MÜSSEN angeben:

• Alle anderen Pflichtangaben (Name, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Gesamtbetrag)
• Einen Hinweis, dass Sie als Kleinunternehmer tätig sind

Empfohlener Hinweis für Kleinunternehmer: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen." oder "Umsatzsteuerfrei nach §19 UStG."

Wichtig: Auch wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie alle anderen Pflichtangaben vollständig machen. Eine unvollständige Rechnung ist auch für Kleinunternehmer problematisch.

Rechnungen an Privatkunden vs. Unternehmen

Die Anforderungen an Rechnungen unterscheiden sich je nachdem, ob Sie an Privatkunden (B2C) oder Unternehmen (B2B) verkaufen:

Rechnungen an Privatkunden (B2C):

• Alle Pflichtangaben müssen vorhanden sein
• Die Adresse des Kunden muss vollständig sein
• Bei Kleinunternehmern: Keine Umsatzsteuer ausweisen
• Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen: Umsatzsteuer ausweisen

Rechnungen an Unternehmen (B2B):

• Alle Pflichtangaben müssen vorhanden sein
• Die Firmenadresse muss vollständig sein
• Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen: Umsatzsteuer ausweisen
• Die USt-IdNr. des Kunden kann, muss aber nicht angegeben werden (außer bei EU-Lieferungen)

Besonderheit bei EU-Lieferungen: Wenn Sie an Unternehmen in anderen EU-Ländern liefern, müssen Sie die USt-IdNr. des Kunden angeben. Die Rechnung ist dann umsatzsteuerfrei (Reverse-Charge-Verfahren).

Musterbeispiel: Rechnung für Kleinunternehmer

Hier ist ein Musterbeispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung eines Kleinunternehmers:

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                    RECHNUNG

Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt

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Rechnungsempfänger:
ABC GmbH
Beispielstraße 456
54321 Beispielstadt

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Rechnungsnummer: RE-2025-001
Rechnungsdatum: 15.01.2025
Leistungsdatum: 10.01.2025

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Leistungsbeschreibung:

Webdesign und Entwicklung einer Unternehmenswebsite
- Konzeption und Design
- Responsive Programmierung
- Integration CMS
- Einmalige Einrichtung

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Nettobetrag:                   2.500,00 EUR
Umsatzsteuer:                      0,00 EUR
(Keine Umsatzsteuer nach §19 UStG)

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Gesamtbetrag:                 2.500,00 EUR

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Zahlungsziel: 14 Tage
Zahlungsart: Überweisung

Bankverbindung:
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
BIC: COBADEFFXXX
Bank: Commerzbank

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Bitte bewahren Sie diese Rechnung für Ihre Unterlagen auf.

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

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Musterbeispiel: Rechnung für umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen

Hier ist ein Musterbeispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens:

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                    RECHNUNG

Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Steuernummer: 123/456/78901

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Rechnungsempfänger:
ABC GmbH
Beispielstraße 456
54321 Beispielstadt

═══════════════════════════════════════════════════════

Rechnungsnummer: RE-2025-001
Rechnungsdatum: 15.01.2025
Leistungsdatum: 10.01.2025

═══════════════════════════════════════════════════════

Leistungsbeschreibung:

Webdesign und Entwicklung einer Unternehmenswebsite
- Konzeption und Design
- Responsive Programmierung
- Integration CMS
- Einmalige Einrichtung

═══════════════════════════════════════════════════════

Nettobetrag:                   2.100,84 EUR
Umsatzsteuer (19%):             399,16 EUR

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Gesamtbetrag:                 2.500,00 EUR

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Zahlungsziel: 14 Tage
Zahlungsart: Überweisung

Bankverbindung:
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
BIC: COBADEFFXXX
Bank: Commerzbank

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Bitte bewahren Sie diese Rechnung für Ihre Unterlagen auf.

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

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Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben

Es gibt einige typische Fehler, die beim Schreiben von Rechnungen häufig gemacht werden:

Fehler 1: Fehlende oder unvollständige Adressen

Viele Rechnungen enthalten nur den Namen, aber nicht die vollständige Adresse. Das ist nicht ausreichend. Sowohl Ihre Adresse als auch die Adresse des Kunden müssen vollständig sein.

Fehler 2: Fehlende oder nicht fortlaufende Rechnungsnummern

Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben. Rechnungen ohne Nummer oder mit doppelten Nummern sind nicht ordnungsgemäß.

Fehler 3: Unklare Leistungsbeschreibung

Viele Rechnungen enthalten nur vage Beschreibungen wie "Beratung" oder "Dienstleistung". Je detaillierter die Beschreibung, desto besser für beide Seiten.

Fehler 4: Falsches Datum

Das Rechnungsdatum wird oft mit dem Leistungsdatum oder Zahlungsdatum verwechselt. Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

Fehler 5: Fehlender Hinweis bei Kleinunternehmern

Kleinunternehmer vergessen oft, den Hinweis auf §19 UStG anzugeben. Das ist zwar nicht zwingend erforderlich, aber empfehlenswert, um Missverständnisse zu vermeiden.

Fehler 6: Falsche Steuersätze

Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen werden oft die Steuersätze falsch zugeordnet. Büromaterial hat 19 Prozent, nicht 7 Prozent. Bücher haben 7 Prozent, nicht 19 Prozent.

Rechnungssoftware und Tools

Es gibt verschiedene Tools und Software-Lösungen, die Ihnen beim Schreiben von Rechnungen helfen:

Rechnungssoftware:

• Lexoffice: Cloud-basierte Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungsstellung
• sevDesk: Vollständige Buchhaltungslösung für Selbstständige
• DATEV: Profi-Lösung für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern
• Billomat: Spezialisiert auf Rechnungsstellung und Forderungsmanagement

Word- und Excel-Vorlagen: Viele Unternehmer nutzen Word- oder Excel-Vorlagen für ihre Rechnungen. Das ist grundsätzlich möglich, aber Sie müssen darauf achten, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

Online-Tools: Es gibt auch kostenlose Online-Tools, die Ihnen beim Erstellen von Rechnungen helfen. Achten Sie hier auf Datenschutz und GoBD-Konformität.

Tipp: Wenn Sie Rechnungen digital erstellen, sollten Sie diese auch digital archivieren. Tools wie RechnungScanner.de helfen dabei, Rechnungen automatisch zu erfassen und GoBD-konform zu archivieren.

Die Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom Januar 2025 muss also bis Ende 2035 aufbewahrt werden.

GoBD-konforme Archivierung: Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet:

• Unveränderbarkeit: Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden
• Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen vorhanden sein
• Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung muss auffindbar sein

Digitale Archivierung: Digitale Rechnungen (PDF) können digital archiviert werden, wenn die Archivierung GoBD-konform erfolgt. Ein einfaches Ablegen im Windows-Ordner reicht nicht aus.

Tipp: Nutzen Sie eine professionelle Archivierungssoftware oder Cloud-Lösung, die GoBD-Konformität garantiert. DATEV Unternehmen Online oder ähnliche Lösungen bieten diese Funktion.

Rechnungen korrigieren: Was tun bei Fehlern?

Wenn Sie einen Fehler in einer bereits versendeten Rechnung bemerken, müssen Sie eine Korrektur-Rechnung (Stornorechnung) erstellen:

So funktionieren Korrektur-Rechnungen:

1. Stornorechnung: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit negativen Beträgen, die die ursprüngliche Rechnung storniert.

2. Korrektur-Rechnung: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den korrigierten Angaben.

3. Vermerk: Beide Rechnungen sollten einen Vermerk enthalten, auf welche Rechnung sie sich beziehen (z.B. "Storno zu RE-2025-001").

Wichtig: Die ursprüngliche Rechnung darf nicht einfach gelöscht oder geändert werden. Sie muss erhalten bleiben, und die Korrektur erfolgt über eine neue Rechnung.

Rechnungen im E-Commerce

Wenn Sie online verkaufen, gelten besondere Anforderungen:

Automatische Rechnungsstellung: Viele E-Commerce-Plattformen erstellen automatisch Rechnungen. Achten Sie darauf, dass diese alle Pflichtangaben enthalten.

PDF-Rechnungen: Online-Rechnungen werden meist als PDF versendet. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Rechnung alle Pflichtangaben enthält und nicht verändert werden kann.

E-Rechnungen: Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 müssen auch kleinere Unternehmen E-Rechnungen versenden. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie bereits jetzt strukturierte Rechnungen erstellen.

Checkliste: Ordungsgemäße Rechnung

Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen vollständig sind:

Pflichtangaben:

• [ ] Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• [ ] Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• [ ] Rechnungsnummer (fortlaufend, eindeutig)
• [ ] Rechnungsdatum
• [ ] Art und Umfang der Leistung (detailliert)
• [ ] Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• [ ] Nettobetrag
• [ ] Steuersatz (oder Hinweis auf §19 UStG bei Kleinunternehmern)
• [ ] Steuerbetrag (oder 0,00 bei Kleinunternehmern)
• [ ] Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
• [ ] Steuernummer oder USt-IdNr. (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen)
• [ ] Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Zusätzliche Empfehlungen:

• [ ] Zahlungsziel angegeben
• [ ] Bankverbindung angegeben
• [ ] Kontaktdaten für Rückfragen
• [ ] Professionelles Layout

Fazit: Professionelle Rechnungen als Basis für Erfolg

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist mehr als nur eine formale Anforderung – sie ist die Basis für eine professionelle Geschäftsbeziehung und eine korrekte Buchhaltung. Mit den richtigen Tools und einer systematischen Herangehensweise wird das Erstellen von Rechnungen zur Routine.

Beginnen Sie am besten sofort damit, alle Ihre Rechnungen vollständig und korrekt zu erstellen. Ihre Kunden werden es schätzen, und Sie vermeiden Probleme bei der Buchhaltung und bei Steuerprüfungen.

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