Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist für viele Kleinunternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG zur Regelbesteuerung wechseln, eine neue und zunächst unübersichtliche Pflicht. Doch auch für bereits umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bleibt die monatliche oder vierteljährliche Abgabe eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig erledigt werden muss. Fehler oder verspätete Abgaben können zu Nachzahlungen, Zinsen und Strafen führen.
In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über die Umsatzsteuervoranmeldung wissen müssen – von den gesetzlichen Grundlagen über die praktische Berechnung bis hin zu Tipps für eine fehlerfreie Abgabe. Dabei gehen wir besonders auf die Situation von Kleinunternehmern ein, die gerade erst mit der Umsatzsteuer in Berührung kommen.
Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine vorläufige Steuererklärung, die Sie regelmäßig beim Finanzamt einreichen müssen, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Der Begriff "Voranmeldung" bedeutet, dass Sie die Steuer nicht erst am Jahresende abgeben, sondern bereits während des Jahres in regelmäßigen Abständen – monatlich oder vierteljährlich.
Das Ziel der Umsatzsteuervoranmeldung ist es, dass das Finanzamt kontinuierlich Steuereinnahmen erhält und nicht erst am Jahresende eine große Summe. Gleichzeitig erhalten Sie als Unternehmer auch regelmäßig eine Erstattung, wenn Ihre Vorsteuer höher ist als die von Ihnen eingenommene Umsatzsteuer.
Die Grundrechnung ist einfach:
- Umsatzsteuer (die Sie von Ihren Kunden eingenommen haben) minus
- Vorsteuer (die Sie auf Ihre Einkäufe gezahlt haben) ergibt
- Zahlungsbetrag (was Sie an das Finanzamt zahlen müssen) oder Erstattungsbetrag (was Sie vom Finanzamt zurückerhalten)
Wenn Sie beispielsweise im Januar 10.000 Euro Umsatzsteuer eingenommen haben, aber 8.000 Euro Vorsteuer gezahlt haben, müssen Sie 2.000 Euro an das Finanzamt zahlen. Haben Sie dagegen 12.000 Euro Vorsteuer gezahlt, erhalten Sie 2.000 Euro vom Finanzamt zurück.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist für alle Unternehmer verpflichtend, die der Regelbesteuerung unterliegen. Das bedeutet:
Sie müssen eine UStVA abgeben, wenn:
- Sie nicht als Kleinunternehmer nach §19 UStG tätig sind
- Sie freiwillig auf die Regelbesteuerung gewechselt haben
- Ihr Vorjahresumsatz über 22.000 Euro lag (Grenze für die Kleinunternehmerregelung)
- Sie eine Umsatzsteuer-ID-Nummer haben
Sie müssen keine UStVA abgeben, wenn:
- Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG tätig sind und bei dieser Regelung bleiben
- Sie ausschließlich steuerfreie Umsätze haben (z.B. Ärzte, bestimmte Bildungsleistungen)
Wichtig ist: Auch wenn Sie als Kleinunternehmer starten, müssen Sie ab dem Zeitpunkt, an dem Sie zur Regelbesteuerung wechseln, sofort Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Es gibt keine Übergangsfrist.
Die Frequenz: Monatlich oder vierteljährlich?
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss grundsätzlich monatlich abgegeben werden. Es gibt jedoch Ausnahmen, die es Ihnen ermöglichen, vierteljährlich abzugeben:
Vierteljährliche Abgabe ist möglich, wenn:
- Die Vorjahressteuer (die Summe aller UStVA-Zahlungen im Vorjahr) unter 1.000 Euro lag
- Sie im laufenden Jahr voraussichtlich weniger als 1.000 Euro Vorsteuer erhalten werden
Die vierteljährliche Abgabe ist für viele Kleinunternehmer und Freelancer attraktiv, da sie weniger Aufwand bedeutet. Sie müssen dann nur noch vier Mal im Jahr statt zwölf Mal eine Voranmeldung abgeben.
Wichtig: Wenn Sie vierteljährlich abgeben, müssen Sie trotzdem monatlich die Vorsteuer aus eingehenden Rechnungen sammeln und dokumentieren. Die Abgabe erfolgt dann nur vierteljährlich, aber die Vorbereitung ist weiterhin monatlich notwendig.
Die Fristen: Wann muss die UStVA abgegeben werden?
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss spätestens am 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingehen. Das bedeutet:
- Januar-UStVA: Abgabefrist bis 10. Februar
- Februar-UStVA: Abgabefrist bis 10. März
- März-UStVA: Abgabefrist bis 10. April
- Und so weiter...
Wichtig: Wenn der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag. In der Praxis bedeutet das meist, dass Sie bis zum 12. oder 13. Zeit haben, wenn der 10. auf ein Wochenende fällt.
Verspätete Abgaben können zu Verspätungszuschlägen führen. Diese betragen mindestens 25 Euro, können aber bei höheren Beträgen auch deutlich mehr sein. Zusätzlich können Säumniszuschläge anfallen, wenn die Steuer nicht rechtzeitig gezahlt wird.
Die Berechnung: So funktioniert die UStVA
Die Umsatzsteuervoranmeldung besteht aus mehreren Zeilen, die Sie ausfüllen müssen. Die wichtigsten sind:
Zeile 35: Umsatzsteuer Hier tragen Sie die Umsatzsteuer ein, die Sie von Ihren Kunden eingenommen haben. Das ist die Summe aller Rechnungen, die Sie im Voranmeldungszeitraum gestellt haben, multipliziert mit dem Steuersatz (meist 19 Prozent).
Zeile 36: Vorsteuer Hier tragen Sie die Vorsteuer ein, die Sie auf Ihre Einkäufe gezahlt haben. Das sind alle Rechnungen, die Sie im Voranmeldungszeitraum erhalten haben, multipliziert mit dem Steuersatz.
Zeile 66: Zahllast Das ist die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer. Wenn die Umsatzsteuer höher ist, haben Sie eine Zahllast und müssen zahlen. Wenn die Vorsteuer höher ist, haben Sie eine Erstattung.
Beispielrechnung:
- Umsatzsteuer (Zeile 35): 5.000 Euro
- Vorsteuer (Zeile 36): 3.000 Euro
- Zahllast (Zeile 66): 2.000 Euro → Sie zahlen 2.000 Euro an das Finanzamt
Oder:
- Umsatzsteuer (Zeile 35): 3.000 Euro
- Vorsteuer (Zeile 36): 5.000 Euro
- Zahllast (Zeile 66): -2.000 Euro → Sie erhalten 2.000 Euro vom Finanzamt zurück
Besonderheiten bei verschiedenen Steuersätzen
In Deutschland gibt es verschiedene Umsatzsteuersätze, die Sie in der UStVA getrennt ausweisen müssen:
19 Prozent (Regelsteuersatz): Die meisten Waren und Dienstleistungen unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Das betrifft die überwiegende Mehrheit aller Geschäftsvorfälle.
7 Prozent (ermäßigter Steuersatz): Bestimmte Waren und Dienstleistungen unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Dazu gehören beispielsweise:
- Lebensmittel (außer Getränke)
- Bücher und Zeitungen
- Personenbeförderung
- Übernachtungen in Hotels
- Theater- und Konzertkarten
0 Prozent (steuerfrei): Manche Umsätze sind steuerfrei, aber dennoch umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, Sie müssen sie in der UStVA angeben, aber mit 0 Prozent. Dazu gehören beispielsweise:
- Ausfuhrlieferungen (Export)
- Bestimmte medizinische Leistungen
- Bildungsleistungen (unter bestimmten Bedingungen)
In der Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie die verschiedenen Steuersätze getrennt ausweisen. Das bedeutet, Sie haben separate Zeilen für 19 Prozent, 7 Prozent und 0 Prozent.
Die Abgabe: Elektronisch über ELSTER
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss elektronisch über das ELSTER-Portal abgegeben werden. Eine Abgabe per Post oder E-Mail ist nicht mehr möglich.
ELSTER steht für "Elektronische Steuererklärung" und ist das offizielle Portal des Bundes und der Länder für die elektronische Kommunikation mit dem Finanzamt. Die Nutzung ist kostenlos, erfordert aber eine Registrierung und die Beantragung von Zugangsdaten.
So funktionieren Sie mit ELSTER:
-
Registrierung: Beantragen Sie Ihre Zugangsdaten beim Finanzamt oder online über das ELSTER-Portal. Sie erhalten dann eine Benutzer-ID und ein Passwort.
-
Software oder Online-Formular: Sie können die UStVA entweder über das Online-Formular im ELSTER-Portal ausfüllen oder eine Software nutzen, die direkt mit ELSTER kommuniziert.
-
Übertragung: Nach dem Ausfüllen übertragen Sie die Voranmeldung elektronisch an das Finanzamt. Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Übertragung erfolgreich war.
-
Zahlung: Wenn Sie eine Zahllast haben, müssen Sie diese bis zum 10. des Folgemonats überweisen. Das Finanzamt teilt Ihnen die Bankverbindung mit.
Tipp: Viele Buchhaltungssoftware-Lösungen wie DATEV oder Lexoffice können die UStVA automatisch erstellen und direkt an ELSTER übermitteln. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
DATEV und die Umsatzsteuervoranmeldung
Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, wird dieser in der Regel die Umsatzsteuervoranmeldung für Sie übernehmen. Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV, und die UStVA wird dann automatisch aus Ihren Buchhaltungsdaten erstellt.
So funktioniert die Zusammenarbeit:
-
Sie übergeben Ihre Belege an den Steuerberater (z.B. über DATEV Unternehmen Online oder per DATEV-CSV-Export)
-
Der Steuerberater erfasst die Belege in seiner DATEV-Software
-
DATEV berechnet automatisch die Umsatzsteuer und Vorsteuer für den Voranmeldungszeitraum
-
Der Steuerberater überprüft die Zahlen und gibt die UStVA über ELSTER ab
-
Sie erhalten eine Rechnung vom Steuerberater für die Bearbeitung
Vorteil: Wenn Sie Ihre Belege systematisch und vollständig erfassen, kann der Steuerberater die UStVA schnell erstellen. Tools wie RechnungScanner.de helfen dabei, Belege automatisch zu erfassen und DATEV-kompatibel zu exportieren.
Häufige Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung
Es gibt einige typische Fehler, die bei der UStVA häufig gemacht werden. Diese können zu Nachforderungen, Zinsen und Strafen führen:
Fehler 1: Falsche Zuordnung von Steuersätzen
Viele Unternehmer verwechseln die verschiedenen Steuersätze oder ordnen Rechnungen falsch zu. Eine Rechnung über Büromaterial mit 19 Prozent darf nicht als 7 Prozent verbucht werden, auch wenn es sich um "Bücher" handelt.
Fehler 2: Fehlende Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung vergessen haben, können Sie die darauf entfallende Vorsteuer nicht abziehen. Das bedeutet, Sie zahlen mehr Steuern als nötig. Eine systematische Belegerfassung hilft, solche Fehler zu vermeiden.
Fehler 3: Falsche Zeiträume
Die UStVA bezieht sich auf den Zeitraum, in dem die Rechnung gestellt wurde, nicht auf den Zeitraum, in dem die Zahlung erfolgte. Eine Rechnung vom 31. Januar gehört in die Januar-UStVA, auch wenn die Zahlung erst im Februar erfolgte.
Fehler 4: Private Ausgaben
Private Ausgaben können nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Wenn Sie beispielsweise ein Auto sowohl geschäftlich als auch privat nutzen, können Sie nur den geschäftlichen Anteil als Vorsteuer geltend machen.
Fehler 5: Verspätete Abgabe
Eine verspätete Abgabe führt zu Verspätungszuschlägen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Fristen im Blick haben und die UStVA rechtzeitig abgeben.
Berichtigung: Was tun bei Fehlern?
Wenn Sie einen Fehler in einer bereits abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldung bemerken, können Sie diese berichtigen. Das geht über ELSTER, indem Sie eine neue UStVA für den betroffenen Zeitraum abgeben.
Wichtig: Eine Berichtigung ist auch noch nach Ablauf der Frist möglich. Sie müssen jedoch darauf achten, dass Sie die Berichtigung so schnell wie möglich vornehmen, um zusätzliche Zinsen zu vermeiden.
Bei größeren Fehlern oder Unsicherheiten sollten Sie einen Steuerberater konsultieren. Dieser kann Ihnen helfen, die Berichtigung korrekt vorzunehmen und mögliche Konsequenzen zu minimieren.
Praktische Tipps für eine fehlerfreie UStVA
1. Erfassen Sie alle Belege sofort
Legen Sie sich eine Routine an, alle eingehenden Rechnungen sofort zu erfassen. Je länger Sie warten, desto höher ist die Gefahr, dass Rechnungen verloren gehen oder vergessen werden.
2. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware
Eine gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden und die UStVA automatisch zu erstellen. Tools wie RechnungScanner.de, Lexoffice oder DATEV können Rechnungen automatisch erfassen und die relevanten Daten für die UStVA extrahieren.
3. Führen Sie eine Checkliste
Erstellen Sie eine Checkliste für jeden Voranmeldungszeitraum:
- ✓ Alle Ausgangsrechnungen erfasst?
- ✓ Alle Eingangsrechnungen erfasst?
- ✓ Steuersätze korrekt zugeordnet?
- ✓ Private Ausgaben ausgeschlossen?
- ✓ Zahlen geprüft?
4. Prüfen Sie die Zahlen
Bevor Sie die UStVA abgeben, sollten Sie die Zahlen noch einmal prüfen. Stimmen die Beträge mit Ihren Aufzeichnungen überein? Gibt es ungewöhnliche Abweichungen?
5. Dokumentieren Sie alles
Bewahren Sie alle Belege und Aufzeichnungen auf, die Sie für die UStVA verwendet haben. Bei einer Steuerprüfung müssen Sie diese vorlegen können.
Die Jahresumsatzsteuererklärung
Am Ende des Jahres müssen Sie zusätzlich zur monatlichen oder vierteljährlichen UStVA eine Jahresumsatzsteuererklärung abgeben. Diese fasst alle Voranmeldungen des Jahres zusammen und gleicht eventuelle Abweichungen aus.
Die Jahresumsatzsteuererklärung muss bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Wenn Sie einen Steuerberater haben, verlängert sich die Frist automatisch auf den 31. Dezember des Folgejahres.
Wichtig: Die Jahresumsatzsteuererklärung ist nicht nur eine Zusammenfassung der Voranmeldungen. Sie müssen auch eventuelle Korrekturen vornehmen, die sich aus einer späteren Prüfung ergeben haben.
Kleinunternehmer und die UStVA
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen Sie grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Das ändert sich jedoch, sobald Sie zur Regelbesteuerung wechseln.
Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln:
- Sie müssen ab dem Zeitpunkt des Wechsels sofort Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben
- Es gibt keine Übergangsfrist oder Schonfrist
- Sie müssen sich eine Umsatzsteuer-ID-Nummer beantragen
- Sie müssen ELSTER-Zugangsdaten beantragen
Tipp: Wenn Sie planen, zur Regelbesteuerung zu wechseln, sollten Sie sich frühzeitig mit der UStVA vertraut machen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder informieren Sie sich über die Anforderungen, bevor Sie den Wechsel vollziehen.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Die meisten Kleinunternehmer, die zur Regelbesteuerung wechseln, überlassen die Umsatzsteuervoranmeldung ihrem Steuerberater. Das ist sinnvoll, da:
- Der Steuerberater die UStVA korrekt ausfüllt und Fehler vermeidet
- Die Abgabe über ELSTER professionell erfolgt
- Sie Zeit sparen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können
- Der Steuerberater bei Fragen und Problemen unterstützt
Kosten: Die Bearbeitung einer UStVA durch einen Steuerberater kostet typischerweise zwischen 50 und 150 Euro pro Voranmeldung, je nach Umfang und Komplexität. Bei monatlicher Abgabe summiert sich das auf 600 bis 1.800 Euro pro Jahr.
Tipp: Wenn Sie Ihre Belege systematisch und vollständig erfassen, kann der Steuerberater die UStVA schneller erstellen, was die Kosten reduziert. Tools wie RechnungScanner.de helfen dabei, Belege automatisch zu erfassen und DATEV-kompatibel zu exportieren.
Fazit: Die UStVA als Routine etablieren
Die Umsatzsteuervoranmeldung mag zunächst kompliziert erscheinen, wird aber mit der Zeit zur Routine. Wichtig ist, dass Sie von Anfang an eine systematische Herangehensweise etablieren:
- Erfassen Sie alle Belege sofort und vollständig
- Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die die UStVA automatisch erstellt
- Prüfen Sie die Zahlen vor der Abgabe
- Dokumentieren Sie alles für eine mögliche Steuerprüfung
Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wird die Umsatzsteuervoranmeldung zu einer regelmäßigen Aufgabe, die Sie ohne großen Aufwand erledigen können. Und wenn Sie unsicher sind, hilft Ihnen ein Steuerberater gerne weiter.
Sie möchten Ihre Belege systematisch erfassen und optimal für die Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten? Mit RechnungScanner.de digitalisieren Sie Ihre Rechnungen in Sekunden und exportieren sie DATEV-kompatibel. Perfekt für eine fehlerfreie UStVA. Jetzt kostenlos zur Waitlist anmelden →